Как нумеруется приказ и приложения к нему по госту делопроизсводства

Как нумеруется приказ и приложения к нему по госту делопроизсводства

Приложение к приказу


Содержание Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.

Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение. Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  • Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Важно

Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств.

Несколько примеров указания адресата: Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А.

Внимание

Великолукскому ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г. Орел, 385001 Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д. 127, кв. 365,г. Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ.

Допускаются следующие варианты: 18.04.

или 18 апреля г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте). Инфо

Конкретные условия каждой поставки будут определены в спецификациях.

Приказ о нумерации приказов

3344 – важная бумага в делопроизводстве организации.

От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации. ФАЙЛЫ Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства.

Невозможно работать там, где нет порядка.

Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  1. заполнение трудовых книжек;
  2. при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.
  3. хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  4. формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  5. составление приказов по личному составу;
  6. контроль за и соблюдением графика отпусков;

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам.

В частности:

  1. По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.
  2. По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.

призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Образец оформления приказа по основной деятельности школы приведен в приложении 3.

1 2 Порядок оформления документов: Номенклатура дел школы систематизированный список основных для большинства образовательных учреждений наименований дел с указанием сроков их хранения (приложение 2) Номенклатура дел состоит из табелей, каждый из которых имеет свой индекс.

Такая система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов.

Сроки хранения дел определены исходя из практической и научной значимости и в соответствии с

«Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989 г.) и «

Перечнем документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов учреждений, организаций и предприятий системы просвещения» (М., 1981 г.). В номенклатуре дел отражаются документы, возникающие в делопроизводстве школы, например, документы о работе музея, кружков, проведении предметных олимпиад, смотров, об обмене передовым опытом и др.

В этих случаях номенклатура дел учебного заведения дополняется, а сроки хранения соответствующих документов устанавливаются: для документов, не передающихся документы в госархивы, — исходя из деятельности их практического использования. Дела, предусмотренные в номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, учреждения могут объединяться по более общим вопросам или разъединяться по частным вопросам на отдельные дела в зависимости от объема и важности группируемых в них документов.

При этом нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного или временного). По окончании делопроизводственного года на дела постоянного хранения составляется опись. Описи составляются также на личные дела выбывших воспитанников и документы по личному составу работников учебного заведения.

Правила описания документов установлены

«Государственной системой документационного обеспечения (управления)»

, требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов».

По всем вопросам

Как оформить приказ по госту нумерация

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  1. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  2. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  3. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам). Расшифровка номера приказа следующая:

  1. цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  2. буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др.

Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него). Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями,

Документооборот.

Требования к оформлению документации 2022

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 27 января 2022 Требования к оформлению документации — это положения нового государственного стандарта, введенного с июля 2022 года, которые регламентируют оформление документов.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО С 01.07.2018 вступил в силу .

Требования к оформлению документации, которые долгое время соблюдались в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, изменились.

На протяжении многих лет появлялись новшества в этой сфере, в том числе связанные с электронным документооборотом. Поэтому ГОСТы по делопроизводству 2022 пришлось менять.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако отсрочил это на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению. Ссылается новый ГОСТ на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и . Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом.

К наиболее важным относятся:

  • Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  • Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  • Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2022 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально. Почти вся работа с документацией ведется на компьютере.

Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа.

Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Нумерация документов в делопроизводстве

» Содержание В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.

Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  1. письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  2. исполнитель готовит проект письма,
  3. генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  4. основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.
  5. если нужно, проводит процедуру согласования,
  6. письмо отправляется,

Нарушать этот порядок действий нельзя.

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

— коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается). Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное.
То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 07 января 2022 Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства.

Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  1. по оформлению личных дел сотрудников;
  2. работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
  3. подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  4. внесению записей в трудовые книжки;
  5. разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  6. формированию должностных инструкций;

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  1. ;
  2. ;
  3. .

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Присвоить номер приказу — значит:

  1. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  2. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых

Отличный секретарь

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем.

Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к , в том числе на электронном носителе?

Как оформить приложение к и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с , которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме.

Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

Лучше всего правила оформления приложений освещены в Добавить тут нечего, поэтому просто процитирую документ: «Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес». Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе?
Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Как нумеруется приказ и приложения к нему по госту делопроизсводства

Найти: Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 «3.8.

Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений. Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа. Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код.

Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис.

Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. Инфо В той документе следует прописать все основные правила работы с документами, в том числе порядок нумерации приказов.При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.

Примерах 8, 9 и ;10).Пример 7

Правила нумерации приказов в организации

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях. Документация подлежит нумерации для её упорядочивания.

Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации. Содержание статьи Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу. Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу.

Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия.

И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели:

  1. систематизация документов на предприятии;
  2. осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
  3. удобный поиск;

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом.

При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи. Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.).

Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д. В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2022 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов. Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица. Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.