Надо ли согласие на храниние копии свидетельства инн

Надо ли согласие на храниние копии свидетельства инн


— — Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г.

по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т.

п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья:

«Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора»

(№ 11, 2017) Скачать и распечатать образец Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч.

4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных.

Копии паспортов, свидетельств и т.

д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п.

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч.

Как хранить копии документов работников?

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС.

При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения.

Можно ли хранить в личном деле копию паспорта?

Ответ на вопрос: Ни трудовое, ни архивное законодательство не обязывает хранить копии личных документов работников.

Этот факт вызывает претензии со стороны контролирующих органов, в частности Роскомнадзора, при проверках. Не обязательно к оформлению и само личное дело. На сегодняшний день хранить копии любых личных документов работников рискованно.

Об этом свидетельствует актуальная судебная практика. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

В согласии укажите цель хранения указанных копий: «В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета» или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» Аналогичной позиции придерживается и Роструд.
См.: . Однако привлекает к ответственности за нарушения законодательства в области персональных данных Роскомнадзор, а не Роструд. Поэтому несмотря на позицию ведомства хранить копии все же рискованно.

ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Надо ли согласие на храниние копии свидетельства инн

> > Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17 АП-5329/15). В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов. Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже).

Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Поэтому в случаях, допустимых трудовым и социальным законодательством, разрешено хранить в личных делах копии паспортов сотрудников, СНИЛС и ИНН. Нужно ли сразу при приеме на работу брать у сотрудника его письменное согласие на обработку персональных данных?

Ведь для исполнения трудового договора оно не требуется, но все работодатели такое согласие для подстраховки получают.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Работодатель должен помнить, что он:

  1. если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.
  2. обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  3. не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел.

Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 и выписать предупреждение или административный штраф:

  1. на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  2. на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  3. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу.

Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2.

В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

11.07.2018 9 071Темы: , В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения.Теперь

Нужно хранить в личном деле ксерокопию паспорта, СНИЛС, ИНН, копию свидетельства о рождении ребенка?

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно.

Об этом свидетельствует актуальная судебная практика. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по узду за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см.

хранение копии паспортов, документов об образовании, ИНН, СНИЛС по всем сотрудникам, включая уволившихся, в закрытых на ключ.

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно.

Об этом свидетельствует актуальная судебная практика. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его персональным данным (ч.

1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим

Что можно хранить в личном деле

Ответ на вопрос: Копии паспортов, военных билетов, СНИЛС, ИНН в личном деле хранить не следует.

Исключение составляют государственные и муниципальные служащие, в отношении которых возможность хранения копии паспорта установлена Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014)

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

.

Ваша организация под данное исключение не подходит.

Соответственно, и хранить копию паспорта работника в Вашем случае не правомерно. В отношении иных документов нужно соблюсти 2 условия: хранение документа должно быть установлена нормативно (например, Приказ Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н ) и работник дал согласие на хранение этого документа до достижения конкретной цели. Например: В согласии укажите цель хранения указанных копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Не сможете обосновать и хранение копии паспорта и военного билета (см.

ниже судебную практику). В части свидетельства о браке, которое подтверждает смену фамилии работника, можно (а) в личной каточке в разделе X указать: Фамилия ____________ изменена на _______________ на основании свидетельства о браке _________________________________; также данные о смене фамилии могут быть в трудовой книжке.

Паспорт и СНИЛС запретили хранить в личных делах работников

Требования законодательства по защите персональных данных ужесточились. Бухгалтеру и кадровому работнику необходимо пересмотреть документы, которые хранятся в личных делах сотрудников. Требования законодательства по защите персональных данных ужесточились.

Бухгалтеру и кадровому работнику необходимо пересмотреть документы, которые хранятся в личных делах сотрудников.

Для использования в работе Для использования в работе Для использования в работе Для использования в работе В личных делах должны храниться исключительно те документы и их копии, которые связаны с работой. Если не соблюдать эти требования, виновному лицу грозит серьезный штраф – до 50 тысяч рублей за каждый документ. Во всех организациях, кроме государственных и муниципальных учреждений (положение, утв.

Указом Президента от 30.05.2005 № 609), в личных делах запрещается хранить копии:

  1. военного билета;
  2. свидетельства о расторжении брака;
  3. свидетельства о перемене имени.
  4. паспорта;
  5. диплома об образовании;
  6. СНИЛС;
  7. свидетельства о рождении ребенка;
  8. свидетельства о заключении брака;

Эти данные нужно собирать и обрабатывать только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником.

Это значит, что при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы.

А сотрудник, который принимает документы, – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику Если для каких-то целей копии этих документов все-таки потребуются, хранить их нужно до того, как исчезнет необходимость. Максимально допустимый срок хранения копий в составляет 30 дней.

Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие работнику уже выплатили. В июле Росархив анонсировал кардинальные изменения сроков хранения бухгалтерских документов.

Эксперты журнала «Зарплата» разобрались в планах ведомства и подготовили таблицу с новыми сроками хранения документов.

Скидка 30% при подписке на «Зарплату»!

Скидка 30% при подписке на «Зарплату».

Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?

Ответ на вопрос: Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»

или «В целях назначения и выплаты мне пособия по узду за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….» ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения.

Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см.

Сегодня проводится акция — консультация юристов и адвокатов 0 — рублей.

успейте получить ответ бесплатно→

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт http://online-sovetnik.ru, (далее – Онлайн Советник) расположенный на доменном имени http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.1. Определение терминов1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:1.1.1.

«Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление сайтом http://online-sovetnik.ru, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.1.1.2.

«Персональные данные» — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).1.1.3.

«Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.1.1.4.

«Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.1.1.5.