При прошивании основных приказов по управлению нужна внутренняя опись

При прошивании основных приказов по управлению  нужна внутренняя опись

Оглавление:

Приказ по личному составу


04 Сентября 2017 в 16:00 Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д. Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер. Подробнее: . В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных .

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность.

Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

(утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке. Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13.

Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано: Наименование организации. Чётко сформулированный

Когда нужно подшивать документы в дело – Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись?
Слово «Приказ». Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).

Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Содержание

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив.

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела.
Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов.

Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу.

Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

  1. Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
  1. Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
  1. Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
  1. Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г.

№ 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда.

В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело. К единицам хранения предъявляются следующие требования — они должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование документов, включенных в их состав. Срок хранения приказов по основной деятельности в соответствии с

«Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлен как «постоянно» (ст.

19а), но со следующими оговорками: а) срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет, б) при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Таким образом, если организация своими локальными нормативными актами (например, номенклатурой дел) установила, что

Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  1. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  2. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  3. документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
  4. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  5. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);

Важно!

Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела. Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций.

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Внутренняя опись документов дела

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98).

Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой

дел. Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления. Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги.

Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом. Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД.

Как правильно подшивать документы по основной деятельности?

Ответ на вопрос: Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами.

Их можно разделить на три группы:

  1. организационные;
  2. информационно-справочные.
  3. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Следовательно, приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

Мы рекомендуем почитать о материал по этой ссылке. К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

  1. О переводе на другую работу;
  2. О приеме на работу;
  3. Об изменении фамилии;
  4. О назначении на должность;
  5. Об установлении надбавки к должностному окладу.
  6. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  7. О прекращении действия трудового договора;
  8. О совмещении должностей / профессий;
  9. О направлении в зарубежную командировку;
  10. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  11. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  12. О поощрении работника;
  13. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. ■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24). ■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила).

В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п. Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

При прошивании основных приказов по управлению, нужна внутренняя опись

> > Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526). Передача в архив электронных документов Как передать в архив электронные документы организации Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  1. проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  2. записи электронных документов на машинные носители;
  3. описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч.
  4. проверки физического состояния носителей электронных документов;
  5. проверки качества записи;

Инфо Внутренняя опись подписывается ее составителем.

  1. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации могут быть приняты. Далее указывается наименование организации (полностью и сокращенно) на момент ведения делопроизводства в определенный временной период, а также структурного подразделения. В случае изменения наименований в указанный период на обложке пишутся все соответствующие переименования организации или подразделения. Также основными элементами обложки дела являются индекс дела по номенклатуре, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

Важно Эта группа приказов хранится 75 лет; приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

Ваш юрист

выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т.

д.; копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т.

д.); копии документов об образовании, повышении квалификации; аттестационные листы; служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; акты, уведомления и т.

д. 3. Документы о прекращении трудового договора. Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку — «дело».

В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год). blankiroom.ru Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Отличный секретарь

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома.

Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи.

Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами. Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке).

Это:

  1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  2. дела со сроком хранение более 10 лет;
  3. ;

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в (Приложение №27).

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя. Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д.

Вся справочная информация содержится на титульном листе дела. В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  1. дата есть дата;
  2. примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.
  3. номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  4. № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  5. заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  6. регистрационный индекс документа – ,

Под таблицей указывается общее количество документов в деле.

Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:

Как заполнять внутреннюю опись и лист заверитель дела рукописно или на компьютере?

Ответ на вопрос 1: внутреннюю опись и лист заверитель дела заполнять рукописно или на компьютере; в заголовке документа (графа 4) внутренней описи нужно отразить краткое содержание приказа, т.е. о чем приказ гласит, а если в приказе на отпуск за свой счет включены несколько сотрудников 7-10 человек, то надо всех указать (например, «Об отпуске без сохранения з\платы Иванову В.М., Королеву С.В.

и т.д.), но тогда строки внутренней описи будут обширными.

Учитывая, что внутреннюю опись вкладывают в дело сразу и заполняют по мере поступления документов, оформлять документ только в печатном виде не удастся ( и Правил, утвержденных ). Поэтому опись может быть распечатана с указанными в ней документами, которые формируются в дело одновременно с оформлением описи. Следующие записи могут оформляться от руки.

Лист-заверитель дела оформляется в самом конце, когда дело передается в архив, поэтому он может быть оформлен только в печатном виде.

Но и здесь таких требований нет. Информацию можно заполнить и от руки.

Если в заголовках приказов Вы используете такие длинные наименования, то именно их и придется отражать в описи ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный ).

Ответ на вопрос 2: если приказов на отпуска за свой счет очень мало можно ли их объединить за несколько лет в одно дело Нет, объединять приказы разных лет в одно дело не следует. Приказы об отпусках без сохранения заработной платы хранятся 75 лет с 1 января, следующего за годом окончания делопроизводства (ч. -, ст. 22.1, ст. 21.1 , п. перечня, утвержденного ).

Соответственно, срок хранения приказов первого года истечет раньше. Поэтому хранить приказы разных лет вместе не представляется возможным. Ответ на вопрос 3: к какому сроку хранения отнести приказы на отгулы работников, исполнение обязанностей, перенесение отпуска Приказы о предоставлении другого дня отдыха за работу в выходной, праздник или сверхурочно (отгула) и об исполнении обязанностей путем совмещения или временного перевода хранятся 75 лет; приказы о перенесении отпуска хранятся 5 лет (п.

перечня, утвержденного )

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  1. в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
  2. в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
  2. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.