Сроки хранения документов по установлению доплат

Сроки хранения документов по установлению доплат

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов


Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

Сколько времени нужно хранить документы и приказы на работников?

Ответ на вопрос: Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном . Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. ➤ Ответственность за хранение этих документов несет руководитель организации.
Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы: Следовательно, приказы бывают:

  1. – по личному составу;
  2. – по основной деятельности;
  3. информационно-справочные.
  4. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  5. – по административно-хозяйственной деятельности.
  6. организационные;

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках. Документы, хранящиеся 75 лет: По личному составу :

  1. трудовые договоры;
  2. отпуска без сохранения содержания (заработной платы);
  3. дежурства по профилю основной деятельности;
  4. поощрения, награждения;
  5. длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными
  6. все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  7. личные карточки и дела работников;
  8. отпуска по уходу за ребенком;
  9. прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
  10. оплата труда, премирование, различные выплаты;
  11. материалы по аттестации рабочих мест во вредных или опасных условиях труда;
  12. изменение фамилии;

Срок хранения положения об оплате труда

Когда нарушается срок хранения положения об оплате труда, организации получает внушительный штраф. В равной степени это касается другой важной документации.

Каждый специалист, который занимается составлением первичных учётных документов, понимает важность их правильного оформления.

Однако многие забывают о требованиях к хранению бумаг. В статье мы поговорим о самых важных из них и расскажем про:

  1. важные правила архивации документации.
  2. срок хранения положения об оплате труда, счетов-фактур, договоров и пр.;
  3. документы об оплате труда и другие подлежащие хранению бумаги;

Начиная с 01.10.10, обязательные для хранения документы, которые оформляются в процессе деятельности любой организации, определяет приказ Минкульта РФ № 558. Дата принятия – 25.08.2010. Постановление устанавливает правила, как для кадровых, так и бухгалтерских или налоговых бумаг.

Указанный Перечень включает 12 разделов, к которым относятся следующие:

  1. Раздел 1 – документация, которая отражает распорядительные и организационные функции управления и контроля. Плюс регламентирует правовое обеспечение управленческих структур, эффективную организацию документального обеспечения управления и правила хранения документации предприятий.
  2. Раздел 6 – документация, отражающая информационное обслуживание деятельности предприятия за конкретные периоды.
  3. Раздел 12 – документация, которая комплексно отражает организацию работы первичных общественных объединений вроде профсоюзов.
  4. Раздел 9 – документация, касающаяся материального и технического обеспечения деятельности предприятия и хранения имущественных материальных ценностей.
  5. Разделы 2-4 – бумаги, раскрывающие в последовательном порядке планирование, ценовую политику, финансовые вопросы, получение кредитов, налоговый или бухгалтерский учёт и отчётность.
  6. Раздел 5 – документы, касающиеся различных связей, в том числе экономических, научно-исследовательских, культурных и пр.
  7. Раздел 7 – документы об оплате труда, а также об организации, тарификации, безопасности и нормировании рабочей деятельности.
  8. Раздел 11 – бумаги, решающие социальные и бытовые вопросы сотрудников, начиная от соцстрахования и заканчивая планированием досуга.
  9. Раздел 8 – кадровые бумаги, раскрывающие разные моменты по работе сотрудников (например, увольнения, аттестации или премирование).
  10. Раздел 10 – бумаги по хозяйственному и административному обслуживанию (к примеру, использование служебных построек, обеспечение безопасной деятельности организации или внутренние правила).

Любая документация из означенного ранее Перечня должна храниться в течение установленных сроков.

Приказ Минкульта утвердил Перечень документации для типовой управленческой архивной деятельности, которая образуется в процессе работы организации. Входят в него и документы об оплате труда. В целом для каждой бумаги из списка определяются не только правила, но и сроки хранения.

Срок хранения положения об оплате труда

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Положение об оплате труда является внутренним локальным актом организации.

Документ описывает используемую систему расчета и вознаграждений за труд, а также закрепляет порядок материального стимулирования и поощрения сотрудников.От положения зависит правомерность увеличения налоговых расходов на величину общей заработной платы. Работодатель, не побеспокоившийся о разработке документа об оплате труда рискует не доказать налоговым инспекторам правомерность снижения налоговой базы налога на прибыль или УСН на величину доплат, компенсаций и премиальных выплат своим подчиненным.Положение об оплате труда не является обязательным документом, так как основная часть закрепленных в нем норм отражена в правилах о внутреннем трудовом распорядке, в соглашении о выполнении должностных обязанностей, в коллективном договоре, а также утверждена действующим Трудовым Кодексом.
Фактически положение представляет собой информационную бумагу, объединяющую все вышеуказанные источники и применяемые на предприятии правила оплаты труда.Документ обычно отражает порядок назначения и предоставления выплат премиального характера, соответственно, может подтвердить обоснованность данных расходов работодателя (важно для налогообложения).В состав заработной платы входит не только оклад или почасовая ставка, а также различные компенсационные или стимулирующие выплаты, размер которых регулируется действующим законодательством. Ни один нормативный акт не содержит четких правил относительно объединения положений об оплате труда и о премировании.

Каждый руководитель может самостоятельно решить, как должны выглядеть его внутренние документы. На основании анализа глав 20 и 21 ТК РФ можно сделать вывод, что при составлении положения об оплате труда следует отталкиваться от следующих основных вопросов: Общих требований, предъявляемых к подчиненному при начислении ежемесячной оплаты.

Положение может основываться как на общих требованиях,

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

30 Января 2020 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

  • , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
  • Трудовой кодекс РФ, статьи ,
  • (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении

Приказы по личному составу: сроки хранения

Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих.

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

  1. по личному составу;
  2. основные;
  3. по административно-хозяйственной деятельности.

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

Классификатор представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.

Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения.

Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации.

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в . Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения.

При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно.

Каков срок хранения протоколов?

Ответ на вопрос: Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ и , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ). Согласно п. 599 Перечня протоколы об оплате труда хранятся 75 лет. В соответствии с , который изменил , теперь срок временного хранения документов по личному составу, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года – 50 лет.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Ситуация:Сколько лет нужно хранить кадровые документы? Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы , а также заявления сотрудников, если они хранятся в их , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. , и сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.

Также постоянно положено хранить . При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ. Приказы о предоставлении и отпусков, направлении в на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов и перечня, утвержденного .

Каков срок хранения приказов?

Ответ на вопрос: Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности. К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках. Вам будет полезно узнать о в материале по ссылке.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

  1. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  2. О направлении в зарубежную командировку;
  3. О прекращении действия трудового договора;
  4. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  5. О переводе на другую работу;
  6. О поощрении работника;
  7. О совмещении должностей / профессий;
  8. О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  9. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  10. О приеме на работу;
  11. Об установлении надбавки к должностному окладу.
  12. О назначении на должность;
  13. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  14. Об изменении фамилии;

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  1. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  2. Об отзыве из ежегодного

Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам

Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни. Поздно понял что это неподъемные займы для меня.

Звонят, угрожают различными способами воздействия. Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить

Правительства Москвы

Министерства юстицииРоссийской Федерации

Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.

Бесплатный детальный анализ ситуации Наши специалисты детально изучат Вашу ситуацию, ознакомятся со всеми имеющимися документами, составят четкую картину проблемы. Работа на результат Мы заинтересованны в успехе Вашего дела! Ваши победы — наши победы. Мы ориентированные исключительно на результат.

Составление документов При необходимости юристы нашей компании возьмут на себя составление всех необходимых документов, для положительно решения дела. Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения.

Подача документов Берем все на себя.

Составление. Сбор необходимого пакета документов. Подача в инстанции. Отслеживание.

Контроль каждого движения дела. Всегда есть вероятность, что клиенту не нужно идти в суд или составлять претензию и иные документы, так как перспективы выиграть нет и клиент зря потратит время и деньги, хуже того, усугубит свое положение.

Именно по этому юристы нашей компании сначала делают бесплатный анализ ситуации, изучают имеющиеся документы, и только после этого предлагают пути решения, если они имееются. Почему

Бесплатная юридическая помощь

/ / Протоколы комиссий по установлению надбавок сроки хранения Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Инфо Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи. Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п.

Важно Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Внимание Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г.

Новшества в сроках хранения кадровых документов

220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20 Автор: Мария Асимович В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения.

Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках. Общие положения о сроках хранения документов Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне <*>.

Данный Перечень <*> обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности <*>.

В Перечне <*> содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения .

В Перечне <*> указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности. Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации <*>.

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии <*>. На заметку Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) <*>. Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен <*>.

Документы в организациях формируются в дела <*>. С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования <*>.