Заправка арендованной машины подотчет

Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля в 2020 году


Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить.

В этом случае транспортное средств станет собственностью компании – организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления. Бухучет основных средств при поступлении читайте .

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом. . . Что такое аренда автотранспорта Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях. Важно: подобное арендное соглашение в России регулируется ст.

34 ГК РФ. Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

  1. Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
  2. Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.
  3. Заключить соглашение на безвозмездной основе;

Во всех перечисленных случаях ведется разный бухгалтерский и налоговый учет и происходит различного рода налоговая нагрузка.

Как проводки нужно выполнять, как учитывать НДС, налог на прибыль и НДФЛ, читайте ниже.

Важно: если арендное авто предоставляет компания, то платежи связанные с эксплуатацией считается доходом, а если автомобиль берется в аренду у физического лица, например, сотрудника возникают несколько иные налоговые обязательства.

Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.

95-й, до полного!

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июля 2013 г.А.И.

Дыбов, эксперт по налогообложению Как ни стараются автопроизводители создать электромобиль с большими запасом хода и грузоподъемностью, ничего не получается.

А значит, пока мы продолжаем ездить на автомобилях с бензиновым или дизельным двигателем. Масло и вовсе нужно для всех типов транспортных средств (далее — ТС).

ГСМ стоят немалых денег, это, пожалуй, самая большая доля затрат, связанных с автопарком.

Отсюда и повышенный интерес проверяющих к расходам на приобретение ГСМ.

Эта статья поможет вам ответить на их вопросы так, чтобы вписать в акт проверки налоговикам оказалось нечего. И начнем мы с приобретения ГСМ.

Автомобильное топливо и масла — это МПЗ, их стоимость нельзя включить в затраты сразу после залива в автомобиль. Некоторые начинающие бухгалтеры иногда приравнивают покупку и залив ГСМ в автомобиль к их расходованию.

Скажем, приобрели 10 л бензина и сразу отнесли их стоимость на затраты. Однако очевидно, что топливо сгорит в двигателе не сразу. ГСМ — такие же материально-производственные запасы (МПЗ), как, скажем, дерево для производства мебели или бумага для печатания книг.

А значит, сначала ГСМ нужно оприходовать и лишь потом, при наличии данных о количестве и стоимости израсходованных ГСМ, списывать в затраты, ; ; , . Горючее приобретают за наличный или безналичный расчет. Во втором случае покупка оформляется чаще всего талонами или топливными картами.

Приобретение масел стоит особняком, и о нем — в самом конце статьи.

Старый, как мир, способ, но давно не единственный и самый невыгодный. Покупка топлива за наличные — наименее выгодный вариант как в экономическом, так и в налоговом плане. Если есть возможность отказаться от него, лучше приобретать топливо по талонам либо картам.

Суть проста: водители получают деньги под отчет, расплачиваются на АЗС, получают чеки ККТ, составляют авансовые отчеты и вместе с чеками сдают в бухгалтерию. После утверждения отчетов бухгалтер принимает топливо к учету.

Как отразить расходы на бензин в авансовом отчете

» Муниципальное право В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1.
К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью. Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  1. проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  2. расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  3. оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).
  4. проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71. Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете?

Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Может ли организация приобретать ГСМ за наличный расчет через одно подотчетное лицо

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет через одно подотчетное лицо или выдавать деньги каждому водителю, это решает организация самостоятельно.

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб.

Установленный порядок учета поступления и списания ГСМ в связи с этим не меняется. Такие материалы принимаются к учету на основании авансового отчета. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, руководитель утверждает приказом.

Сотрудники обязаны отчитаться о расходах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы. Организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 или самостоятельно разработанную форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Рекомендуем прочесть:  Снос домов в ленинске кузнецком 2020

Использование той или иной формы первичных документов нужно утвердить в учетной политике организации. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально.

Для этого обычно используются путевые листы.

Организация может использовать: • унифицированные формы; • самостоятельно разработанные путевые листы. Путевой лист можно оформлять на каждый день или иной срок не более одного месяца.

Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то на одну машину нужно оформить несколько путевых листов для каждого водителя.

При оформлении путевых листов все обязательные реквизиты должны быть заполнены без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. Обоснование Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные Бухучет: приобретение ГСМ В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой: Дебет 71 Кредит 50 – выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (). Для этого он должен сдать

Как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль

Время чтения: 5 минутПредприятию не всегда выгодно содержать свой автопарк.

Его наличие вызывает необходимость решать большое количество вопросов, связанных с документальным оформлением, а также с материальными затратами. По этой причине аренда автомобилей – оптимальное решение транспортной проблемы фирмы.

Но и здесь свои сложности. Важное значение имеет статус собственника автотранспорта – компания, ИП или физическое лицо. Ну и, конечно, вопрос, как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль, тоже требует определённых знаний. Вопрос регулируется ст. 606 Гражданского кодекса РФ.

В частности, в ней говорится, что арендодатель за плату обязуется предоставить арендатору во временное пользование своё имущество. То, что таковым может быть транспортное средство (ТС), указано в п.1 ст. 607 ГК РФ. При этом доходы, полученные нанимателем от аренды автомобиля являются его собственностью.
В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст. 609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме.

При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться.

Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону. Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц.

В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта. Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают. Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь имеются 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения.

Рассмотрим их кратко: Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием.

Возмещение расходов на ГСМ и ремонт


Да, можно.

Расходы на ГСМ возмещаются в полном объеме на основании авансовых отчетов директора с приложенными к нему кассовыми чеками. На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный директором бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.

Расходы на ремонт возмещаются директору на основании авансового отчета и кассовых (товарных чеков) приложенных к нему. 1. Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ Шаг № 1 Разработайте форму путевого листа Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист.

Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно.

Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца. На заметку Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные «упрощенцы» могут разработать образец этого документа самостоятельно.

Унифицированные формы путевых листов утверждены , но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике.

Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные . Их перечень мы привели в табл.

1. Обратите внимание Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ.

Тогда их обоснованность придется доказывать в суде. Кроме основных сведений, которые перечисленны в табл.

1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража.

А записи типа «Поездки по городу» не использовать.

Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы.

Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.М.А.

Кокурина, юрист Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целях. Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой сумме.

Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:

  1. факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
  2. факт использования арендованного авто в деятельности компании, ; ; . Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
  3. сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.

При аренде авто с водителем или без него договоры будут различаться, .

В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компании. Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная.

Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.

г. Москва 20 июля 2015 г. Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий

Как отразить в бухгалтерском учете приобретение ГСМ за наличный расчет

  1. 3.
  2. 4.
  3. 2.
  4. 1.

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

  1. ;
  1. ;
  1. за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители).

Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег.

Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:Дебет 71 Кредит 50– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т.

п. В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п.

5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:Дебет 10-3 Кредит 71– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).Ситуация: по какому курсу учесть в бухучете стоимость ГСМ, приобретенных подотчетным

Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников

Существует несколько вариантов учета в этом случае.1.

Организация арендует автомобили у сотрудников, платит им арендную плату и заправляет автомобили, используемые для осуществления производственной деятельности.В этом случае в соответствии со ст. 645, 646 Гражданского кодекса РФ арендная плата по договору аренды автомобиля без экипажа включает только плату за пользование автомобилем.

Стоимость топлива учитывается арендатором в целях налогообложения прибыли на основании подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ в зависимости от назначения используемого транспорта. 2. Организация арендует автомобили и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.В этом случае стоимость топлива, выданного сотрудникам, учитывается в составе расходов на арендные платежи подп.

10 п. 1 ст. 264 НК РФ.3. Организация выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, а так же компенсирует расходы на бензин в порядке ст. 188 Трудового кодекса РФ.В этом случае расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот расходы на приобретение ГСМ, если уже выплачена компенсация, не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Не учитываются в целях обложения налогом на прибыль и расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92.4.

Автомобили не используются в служебных целях, тогда топливная карта рассматривается как подарок сотруднику.Стоимость подарков, выданных сотрудникам, не уменьшает налогооблагаемую прибыль, ведь не выполняются требования ст. 252 НК РФ, где прописано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, согласно подп. 1 п.

Как списать ГСМ по договору аренды

Базовых условий 3: эти расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и совершены ради доходной деятельности.

Типичный случай: взяли в аренду автотранспорт, для работы каждый день расходуется топливо и масло — а они денег стоят, надо вести учет. В типовом договоре аренды все расходы, связанные с эксплуатацией транспорта, берет на себя арендатор — в т.ч. и покупку ГСМ. Если же по договору эти расходы несет арендодатель, то у временного пользователя они вообще не отражаются в бухучете — проводится только плата за аренду (а по необходимости — и ремонт).

Предположим, что за отчетный период (обычно ГСМ учитывается помесячно) топливо для машины покупалось исключительно за наличные, выданные водителю.

Проводятся эти расходы так: • Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». • Кредит счета 50 «Касса» — деньги выданы водителю.

• Дебет счета 10-3-3 «Топливо в баках».

• Кредит счета 71 — топливо оприходовано.

• Дебет счета 20 «Основное производство». • Кредит счета 10-3-3 -деньги зачислены.

Разумеется, фигурирует во всех проводках сумма, потраченная за этот период.

Когда топливо приобретается за наличные, большая ответственность возлагается на водителя — он как подотчетное лицо обязан представлять в бухгалтерию авансовый отчет и прилагать к нему чеки, причем в установленный срок. Это значит, что водитель должен при каждой заправке брать чек в кассе АЗС, хранить их все и вовремя писать отчеты для бухгалтерии. Также ГСМ для арендованного транспорта списываются по путевым листам, в соответствии с действующим Законом о бухучете.

Ведь учет ведется на основании первичных документов и все хозяйственные операции должны ими оформляться.

И еще можно списывать ГСМ по действующим на конкретном предприятии нормам расхода (они устанавливаются приказом руководства).